Unioeste: Servidores realizam treinamentos para implantação do eProtocolo

A comissão de implantação do eProtocolo está realizando treinamento para a utilização do Sistema de Protocolo Integrado (eProtocolo) desde o dia 15 de março para os servidores da Reitoria e Campus de Cascavel, sendo que a partir do mês de abril será estendido também para o HUOP e demais Campi da Universidade.

         O eProtocolo é um sistema de gestão de processos e documentos por meio de ferramentas digitais regulamentado pelo decreto estadual 7304/2021. O sistema foi desenvolvido para atender as necessidades do Estado do Paraná no controle informatizado de documentos emitidos e recebidos nos órgãos da Administração Pública Estadual, controlando desde o cadastramento até a eliminação dos documentos. O objetivo é a atualização da metodologia dos trâmites administrativos proporcionando mais agilidade, eficiência e segurança. Neste sistema todos os documentos avulsos e processos tramitam de forma digital, dispensando o uso de papel.

Como presidente da Comissão de implantação do sistema de eProtocolo na Unioeste, o vice-reitor Gilmar Ribeiro de Mello relata que “iniciamos os trabalhos de planejamento e implantação do eProtocolo em maio de 2021, com a criação de uma comissão, a qual entendeu que deveríamos criar fluxos organizados por grandes áreas (recursos humanos, ensino, extensão, pesquisa, administrativo/financeiro e saúde); implementar, inicialmente, à nível setorial; e criar um espaço do eprotocolo na página da Unioeste - https://www.unioeste.br/portal/eprotocolo/apresentacao - com todas as informações, principalmente com instruções de preenchimento aos usuários (manual básico) e os próprios fluxos. Atualmente estamos trabalhando nos fluxos da área Administrativa/Financeira, mas entendendo que se faz necessário fazermos revisões em alguns fluxos, pois com a prática percebemos possíveis melhoras. A implantação do e-protocolo é complexa e exige o empenho e compreensão de toda a comunidade acadêmica, pois estamos mudando uma cultura organizacional de décadas (trabalho com processos físicos para o digital). Já estamos percebendo a redução de tempo nas respostas dos processos, a redução de erros e a redução significativa do uso de papel. Também percebemos a necessidade de realizarmos treinamentos sobre o melhor uso do sistema, onde alguns já foram realizados e com programação de acorrerem em todas as unidades até maio”.

         A secretária Geral da Reitoria, Ana Gilmara Dal Molin de Souza, ressalta também a questão ambiental, já que com a utilização do eProtocolo, o uso do papel se torna dispensável para essa função. “O projeto para a implantação do eProtocolo é a universidade ter papel zero ou quase zero, pois com esse sistema nós não precisamos mais gerar documentos fora do sistema. Então temos esse pensamento de diminuir a utilização de papel. No final do ano de 2021 até o momento, nós já tivemos uma diminuição de 1.700 documentos que foram tramitados. Ou seja, tudo isso é papel a menos e faz parte da sustentabilidade”, explicou.

         A advogada, Nilza Maria de Souza Altavini, conta como está sendo a experiência com o treinamento. “O treinamento está sendo muito bom. Primeiro porque está sendo realizado em grupos, possibilitando o acesso dos participantes aos instrutores para sanar dúvidas. Depois, porque os instrutores estão bem preparados, além do que o curso é bem dinâmico e prático. Quanto à utilidade do eProtocolo, acho que vai simplificar e agilizar muito o trâmite dos processos, sem contar a economia com papéis e outros materiais e serviços envolvidos no modelo atual, de processos físicos. Especialmente para uma Instituição como a Unioeste, composta de 5 campi, Reitoria e HUOP, um sistema eletrônico como o eProtocolo encurta distâncias e colabora até mesmo na organização dos trabalhos que temos a fazer”.

         A professora de Ciências Contábeis e coordenadora de área no Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA), Neiva Feuser Capponi, também participante do treinamento, acrescenta que “tudo começou com um treinamento com o RH, e automaticamente acabou se estendendo uma vez que se observou que é importante ter esse sistema. Então o CCSA, observando essas condições, solicitou que fosse realizado esse treinamento. Creio que o eProtocolo é uma dinâmica que chegou pra ficar, e todos nós temos que nos adequar ao futuro, que é essa parte da tecnologia, isso se torna essencial para o nosso dia a dia. Então foi muito importante ter esse treinamento, com isso nós temos um fluxo muito melhor dentro da Unioeste nas nossas atividades internas na tramitação de documentação. Por isso, o eProtocolo veio para facilitar, claro que temos que usar frequentemente para que o aprendizado se fortaleça e essa dinâmica aconteça cada vez mais. O treinamento valeu muito a pena e espero que tenhamos outros, em outras estancias’.

         Para a chefe de Divisão do Protocolo, Angela Dorcinéia de Lima, “não há dúvida de que a implantação do eProtocolo é um passo importante rumo à modernização da gestão da Unioeste, e nós, como servidores, temos a responsabilidade de fazer com que ele seja bem-sucedido. Além disso, é importante que compreendamos a necessidade de nos atualizarmos constantemente, participando de treinamentos e capacitações, para que possamos aproveitar ao máximo as vantagens desse sistema”.

         A Secretária Geral ainda enfatiza que “a utilização do eProtocolo não é uma tarefa apenas de um setor ou equipe, mas sim de todos. Portanto, o comprometimento com a tramitação digital e com a utilização efetiva é indispensável para garantir a melhoria na gestão documental da Unioeste”.

Assessoria de Comunicação Social