Realizar Evento

Realizar um evento não é uma tarefa trivial. Mas também não pode se tornar sinônimo do apocalipse. A ideia de um Manual do Evento tornou-se realidade com a finalidade de apresentar um guia rápido de procedimentos para  que a realização de seu evento possa ocorrer com tranquilidade e sucesso.

Basicamente os passos para a realização de um evento acadêmico são:

a) registro da proposta na Pró-Reitoria de Extensão com Formulário próprio (vide a seção de formulários no site);

b) Solicitação de Acesso ao Sistema de Gestão de Eventos - SGEv (NTI com Alessandro);

c) Solicitação de Instação/Configuração/Atualização do site do evento (NTI com Verediane);

Do Registro da Proposta

Ao realizar um evento é necessário fazer seu registro na Proex. É importante, antes de tudo, saber a natureza de sua atividade, isto é, saber a modalidade da ação. Segundo a resolução 236/2014 – Normas e Procedimentos Específicos para Atividades de Extensão – , a natureza das atividades é composta por:

Art. 6º - Curso é uma ação pedagógica, de caráter teórico ou prático, presencial ou a distância, planejado e organizado de modo sistemático, com carga-horária total de, no mínimo, oito horas, e critérios de avaliação definidos, destinado a comunidade.

Art. 7º - Evento é uma ação que implica apresentação e/ou exibição pública, livre ou com clientela específica, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico, conservado ou reconhecido pela universidade e desenvolvido sob as seguintes formas:

I – congresso (conjunto de atividades)

II – seminário (encontros, simpósio, jornada, colóquio, fórum, reunião, mesa-redonda);

III – ciclo de debates (ciclo, circuito, semana);

IV – exposição (feira, salão, mostra, lançamento);

V – evento esportivo (campeonato, torneio, olimpíada, apresentação esportiva);

VI – festival (espetáculos artísticos, culturais ou esportivos, em geral em edições periódicas);

VII – outros (ação pontual de mobilização /campanha)

A resolução 236/2014 contempla todas as atividades de extensão. Não esqueça de baixar o formulário adequado para sua atividade. Na área de formulários, no menu serviço você encontrará todos os formulários.

Atenção: ao realizar cursos para professores da rede pública do estado do Paraná, utilize o formulário específico para cursos e preencha a programação com carga-horária individual para cada atividade do curso.

Dicas Importantes

O coordenador de qualquer atividade de extensão deve ser docente ou agente universitário com nível superior;

Toda atividade de extensão deve ser registrada na PROEX.

Quais os passos para o registro?

A proposta deve ser elaborada em formulário próprio. Lembra das modalidades acima? Escolha a sua e preencha o formulário adequado já!

Envie seu formulário à comissão de extensão de seu respectivo centro para análise técnica, mérito e tramitação; (vide aqui os representantes da extensão nos campi).

Tramitação

Segundo a resolução 236/2014:

Art 17 -  "As propostas de atividades de extensão devem obrigatoriamente, ser elaboradas em Formulário Próprio (Anexos II, III, IV, V, VI) e encaminhadas via Setor de Protocolo Geral da Reitoria ou nos campi da Unioeste, para o Presidente da Comissão de Extensão do Centro afeto ao Coordenador, ou para o Centro da área afim, apra análise técnica, análise quanto ao mérito e tramitação".

O prazo máximo para apreciação é de trinta dias a partir da data de protocolo; (fique atento, não deixe o envio para a última hora!);

Com a aprovação da proposta pela comissão, ela segue para o conselho de centro para aprovação; (caso haja planilha orçamentária, a proposta seguirá para o conselho de campus);

Após a aprovação do centro e campus (conforme a necessidade), o formulário deverá ser encaminhado à PROEX para registro da atividade.

Certificação

Somente serão expedidos certificados de atividades de extensão aprovadas e registradas na PROEX;

A PROEX sugere a todos os coordenadores de atividades de extensão, por exemplo cursos ou eventos, que utilizem o sistema de gerenciamento de eventos desenvolvido pelo NTI. O SGEv foi desenvolvido para auxiliar nas tarefas de gestão de todos os eventos, minimizando o trabalho, melhorando a gestão e simplificando toda a gestão do evento; Utilizando o SGEv, a certificação é realizada de forma automática;

Atenção

Docentes ou agentes universitários inadimplentes com ensino, pesquisa ou extensão ficam impedidos de propor novas atividade de extensão;

O prazo para registro de proposta no banco de dados da PROEX é até início da atividade.

Não fique inadimplente com a PROEX! Envie o quanto antes o relatório final de sua atividade. Baixe o formulário de relatório de acordo com a natureza de sua atividade.

O relatório final aprovado pelas instâncias competentes resulta na conclusão da atividade junto à PROEX.